SINGAPORE – Molti professionisti avrebbero dovuto sostenere spese legate al lavoro ad un certo punto della loro vita lavorativa, come il trasporto, l’intrattenimento dei clienti o l’acquisto del pranzo per un nuovo compagno di squadra.
Alcuni potrebbero ritardare la presentazione delle richieste perché trovano fastidioso inserire una ricevuta dopo l’altra, solo per riscontrare un ritardo del sistema e dover ripetere la procedura.
Potrebbero essere rimborsati troppo tardi o talvolta non essere rimborsati affatto.
Ci sono anche nuovi dipendenti che hanno paura di essere visti come meschini, quindi esitano a richiedere una spesa legittima.
Gli esperti finanziari sostengono che i ritardi nelle richieste di risarcimento possono accumularsi e prosciugare i risparmi personali di una persona o, nel peggiore dei casi, provocare debiti insostenibili.
La piattaforma finanziaria e di pagamento Airwallex ha intervistato 500 dipendenti di aziende di tutte le dimensioni, dalle microimprese alle piccole e medie imprese (PMI) e alle grandi imprese.
È emerso che il 56% degli intervistati spende fino a 5.000 dollari all’anno, ovvero circa 416,70 dollari al mese, di tasca propria per i costi legati all’azienda.
Un altro 5% degli intervistati ha affermato che i costi del lavoro superano i 20.000 dollari all’anno, il che equivale a quasi 1.700 dollari al mese.
Lionel Tan, direttore della gestione dei conti, delle PMI e della crescita di Airwallex, ha affermato che piccole spese possono sembrare gestibili ogni mese, ma nel corso di un anno possono sommarsi a “un importo significativo”.
La professionista della comunicazione Demi Chumponvong ha avuto una spiacevole sorpresa quando finalmente si è presa il tempo di rivedere le sue note spese passate.
La signora Chumponvong viaggia utilizzando la piattaforma taxi Grab per riunioni o eventi e può spendere più di 20 dollari a corsa nelle ore di punta.
Inoltre, deve sostenere piccole commissioni, in genere tra i 10 e i 20 dollari al pezzo, per la stampa in blocco o per i servizi di corriere.
“Dopo un po’ mi sono reso conto che tutte queste spese da $ 10, $ 20 si sommano. I costi sono così alti! ” ha detto.
La signora Chumponvong spesso ritarda la presentazione delle sue richieste perché trova fastidioso farlo.
Per coloro che sono nuovi al mondo del lavoro e che potrebbero essere riluttanti a richiedere le spese legate al lavoro per paura di apparire calcolatori, ha affermato Gladys Tan, consulente finanziario esecutivo presso consiglio finexisha affermato che questi giovani adulti non dovrebbero aver paura di chiedere un rimborso.
È importante avere conversazioni aperte, dice.
“Rivolgiti al tuo manager e condividi i tuoi commenti su perché e come è possibile gestire determinate spese.
“Il giovane adulto sarà visto come intraprendente e proattivo piuttosto che calcolatore”.
La signora Tan osserva che queste discussioni aperte possono aiutare a prevenire la crescita del risentimento.
“IL scorso quello che vogliamo è che un giovane adulto vada a lavorare e pensi, prima ancora di iniziare a fare soldi, che sto già bruciando una somma X di soldi”, ha aggiunto.
La ricerca di Airwallex ha rilevato che il 28% dei dipendenti ha utilizzato i propri risparmi personali per coprire le spese legate al lavoro.
La signora Tan ha osservato che questi costi di lavoro potrebbero essere “abbastanza significativi”, potenzialmente prosciugando i fondi di emergenza, originariamente destinati a proteggere da situazioni impreviste come una crisi medica o la perdita del lavoro.
Ha aggiunto che alcuni potrebbero sottovalutare importanti spese personali, come rinunciare ad un’assicurazione o ritardare gli investimenti.
“Non si sentono sicuri nel tagliare ulteriormente i loro fondi di emergenza, quindi stanno tagliando queste importanti spese”, ha detto.
Altri dipendenti possono persino utilizzare le proprie carte di credito personali per pagare le spese aziendali. Poco più della metà – il 52% – degli intervistati ha dichiarato di farlo.
La signora Tan ha affermato che non è consigliabile fare affidamento sulle carte di credito personali per le spese di lavoro. Il debito della carta di credito è tra le forme di prestito più costose, con tassi di interesse che raggiungono tra il 27 e il 28% per le persone che non pagano le bollette per intero e in tempo.
Anche gli interessi vengono capitalizzati quotidianamente, il che significa che gli interessi vengono calcolati e aggiunti al saldo dovuto ogni giorno.
“Ciò potrebbe portare a una china scivolosa di aumento del debito, con un potenziale impatto sui loro punteggi di credito”, ha detto Tan.
Un punteggio di credito basso indica ai finanziatori che questi individui sono mutuatari a rischio più elevato. Di conseguenza, le banche potrebbero addebitare tassi di interesse più elevati sui mutui immobiliari o addirittura scegliere di non concedere prestiti a persone con una storia creditizia sfavorevole.
La signora Chumponvong finora è riuscita a bilanciare il lavoro con le spese personali adeguandole per rimanere entro il budget mensile.
Ad esempio, se le sue spese lavorative sono particolarmente elevate in un dato mese, tende a rimandare gli acquisti personali più importanti.
La signora Chumponvong cerca anche di non usare la sua carta di credito per le spese di lavoro. “Voglio prendere l’abitudine di spendere solo quello che ho”, ha detto.
Ha aggiunto che teme di perdere traccia sia del lavoro che delle spese personali se si limita a toccare la carta per ogni acquisto. Ciò può portarla a spendere inconsciamente troppi soldi, ma a rendersene conto solo quando il conto arriva più tardi.
La signora Tan di finexis Advisory afferma che può essere utile per le persone avere un conto di risparmio separato o un sottoconto per le spese aziendali.
Le banche offrono ai clienti la possibilità di aprire più conti di risparmio per scopi diversi.
Le banche digitali GXS e Trust offrono conti parziali all’interno di un conto di risparmio.
GXS Bank consente fino a otto salvadanai mentre Trust Bank consente fino a cinque salvadanai per esigenze diverse.
In alternativa, la Tan ha osservato che le carte aziendali offrono una soluzione pratica, anche se con alcune limitazioni.
Sono destinati esclusivamente alle spese legate al lavoro e prevedono una chiara separazione tra spese personali e professionali.
La Tan ha aggiunto che queste carte, però, “non sono un lasciapassare per pagare qualsiasi cosa”.
Airwallex offre una soluzione di carta di debito aziendale che può essere utilizzata ovunque sia accettata Visa.
Le aziende che adottano la soluzione possono emettere carte virtuali ai dipartimenti, come il reparto pubblicità o marketing, o ai singoli dipendenti. Sono presenti controlli integrati come limiti di transazione per evitare spese eccessive.
Tan di Airwallex ha affermato che i dipendenti possono semplicemente caricare la ricevuta per dimostrare che si tratta di una spesa aziendale. La soluzione Airwallex monitora, esamina e approva la spesa.
Il dipendente non dovrà pagare nulla di tasca propria durante l’intero processo, ha aggiunto.
Tan ha affermato che le carte aziendali vengono solitamente emesse dalle società multinazionali ai propri dipendenti, ma non sono così comuni tra le PMI.
Airwallex ha scoperto nella sua ricerca che il settore dell’ospitalità e del tempo libero presenta le spese vive più elevate, con il 15% dei dipendenti di quel settore che dichiarano spese annuali superiori a 20.000 dollari.
Seguono il manifatturiero e l’istruzione, che completano i primi tre settori con la più alta esposizione finanziaria personale.
L’azienda di sicurezza Certis dispone di un proprio sistema interno con il quale i dipendenti possono presentare le loro dichiarazioni tramite Allergo, un’app self-service per i dipendenti.
Robin Goh, vicepresidente senior e responsabile delle comunicazioni e del marketing del gruppo presso Certis, ha affermato che i dipendenti caricano le ricevute e compilano un modulo e il sistema utilizza la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri per confrontare i dati della ricevuta con i dettagli della richiesta presentata.
Se non ci sono discrepanze, le richieste verranno automaticamente approvate e il denaro verrà rimborsato ai dipendenti Certis “entro 20 minuti”, ha aggiunto.
Alla fine del 2025, la società ha introdotto ChatNow, un chatbot self-service basato sull’intelligenza artificiale generativa, che rende più semplice per gli agenti inviare reclami tramite chat.
Goh ha affermato che Certis per il momento non intende commercializzare il sistema.
Link alla fonte: www.straitstimes.com